Содержание статьи
Кадровое дело требует соблюдения строгой отчетности. С каждым сотрудником заключается большое количество документов, которое свидетельствует о трудовых взаимоотношениях между работником и организацией.
Главный документ – трудовой договор. Он является гарантом прочных взаимоотношений между работником и работодателем. В нем множество моментов, в том числе сроки заключения договора. Упорядочить систему, помочь в отслеживании сроков может журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Нормативная база на 2020 год
На законодательном уровне не установлено обязательное ведение журнала. Организация вправе самостоятельно решать, насколько необходимо ведение документа.
Российский архив ввел обязательный документ к исполнению «Требования к ведению организационно-распорядительной документации». В нем журнал указан в качестве рекомендуемого документа. Ведение его на предприятии не обязательно, по желанию руководителя. В крупных организациях есть документ, он облегчает работу с трудовыми договорами и дополнительными соглашениями.
Нормативная база Российской Федерации регламентирует обязательное ведение и заполнение трудовых договоров, книжек, дополнительных соглашений. Регистрация и учет документации ведется в произвольной форме, не требующей обязательных пунктов для заполнения.
Когда требуется журнал и обязателен ли он
Законодательство Российской Федерации не ввело обязательное требование по наличию журнала регистрации в компании. Далеко не все корпорации будут заполнять документ. Если организация только начинает свою работу, тогда лучше позаботиться о его наличии. Его заполнение не занимает много времени, зато впоследствии экономит массу сил при поиске необходимого договора, его срока действия или иных условий.
Крупные организации имеют в нормативной базе журнал регистрации. У них большая текучка, которая связана не столько с условиями труда, сколько с масштабностью предприятия. В таких условиях достаточно сложно отслеживать, у кого из сотрудников постоянный, а у кого срочный трудовой договор.
При последнем варианте необходимо успеть заблаговременно предупредить работника о сроках окончания договора, в противном случае он автоматически продлевается на длительный срок. В отслеживании срока действия трудовых взаимоотношений поможет учет договоров.
Кто занимается ведением
Ведением нормативной кадровой документации занимается специалист отдела кадров. Это сотрудник на предприятии, основная обязанность которого состоит в заключение трудовых договоров и поддержании кадровой документации.
При наличии большого числа сотрудников в отделе кадров, обязанность доверяется кому-то одному. Инспектору или специалисту может быть прописано по приказу вести учетную документацию, или это отмечается в должностной инструкции. Лучше всего назначить письменно одного ответственного, тогда в случае нарушений или недочетов станет понятно, кто виноват в случившейся ситуации.
Содержание документа
Не смотря на то, что журнал не является ни типовым, ни унифицированным документом, все же существуют основные правила по его ведению.
В последнем случае, при желании сэкономить, можно сделать точно такой же документ с необходимыми графами. Их можно как убирать, так и добавлять в зависимости от целей.
В обязательном порядке журнал регистрации будет состоять из следующих граф:
- порядковый номер;
- номер и дата трудового договора;
- срок заключения (с… по…, бессрочный);
- фамилия, имя, отчество;
- должность;
- подпись;
- примечание.
В последней графе работодатель вправе самостоятельно указывать особые данные. Например, что сотрудник справился с выполняемой работой в срок или был уволен по статье. Это должны быть такие сведения, которые помогут при беглом взгляде вспомнить, что за сотрудник работал, на какой должности, в каком подразделении и как он справился с порученными обязанностями.
Журнал учета дополнительных соглашений
При изменении условий труда допускается не переписывать трудовой договор, а ввести дополнительное соглашение. Это такой же юридический документ, имеющий равную силу с трудовым договором. Следует вести отдельный журнал по учету дополнительных соглашений.
При его заполнении обязательно ввести дополнительную графу, в которой отображается имеющийся трудовой договор (его номер и дата), к которому привязано соглашение.
Как правильно зарегистрировать
Для того чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо зарегистрировать. Сделать это лучше несколькими способами.
В первую очередь, обязательно пронумеруйте все страницы, прошейте и опломбируйте документ. В конце журнала вклеивается бумага, на которой указывается информация «Прошито и пронумеровано 58 (пятьдесят восемь страниц). Специалист отдела кадров Иванова М.М.» Сотрудник ставит подпись на заверенной и прошитой документации.
Второй шаг – учет журнала в секретариате. Делопроизводитель издает приказ с указанием того, что на предприятии введен в действие журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Контроль над исполнением приказа оставляется за начальником отдела кадров или одним из специалистов. Приказ подписывает руководитель предприятия. Лучше сделать ксерокопию приказа и вклеить его в журнал для того, чтобы было понятно, что это не просто документация, а важный юридический документ в организации.
Порядок заполнения
Журнал заполняется обязательно не сотрудниками организации, поступающими на работу, а одним из специалистов отдела кадров. Инспектор вносит аккуратным и разборчивым почерком запись в документ.
Обязательно заполнять журнал синей шариковой ручкой. Все графы заполняются постепенно, начиная с первого порядкового номера. Специалист отдела кадров не забывает подписать журнал у сотрудника, вновь принятого на работу. Работник ставит подпись в соответствующей графе напротив своей фамилии.
[docs]
Определение сроков хранения книги
Если журнал закончился, то его нельзя выбрасывать. Необходимо завести новый по всем правилам делопроизводства. Старый журнал относится в архив. Заранее специалист отдела кадров проверяет внимательно его на заполнение всех страниц и граф.
По требования Российской Архива журнал регистрации трудовых договоров хранится на предприятии 75 лет.
Как внести изменения
Законодательством Российской Федерации предусмотрены правила касательно заполнения трудовых договоров, книжек и журналов регистрации. Если специалист отдела кадров допустил ошибку при заполнении, тогда потребуется зачеркнуть неверные сведения аккуратной косой линией. Сделать можно как карандашом, так и ручкой. Сверху необходимо внести исправленные изменения.
Рядом с исправлением специалист отдела кадров пишет «Исправлено. Специалист отдела кадров Иванова М.М.». Обязательно после своей фамилии поставить подпись.
Журнал учета в электронном виде
Многие организации в настоящее время оформляют журнал в электронном виде. Это не считается нарушением, лишь приветствуется на многих современных предприятиях.
Можно скачать готовый шаблон журнала и дополнить его необходимыми графами.
При ведении учета регистрации в электронном виде следует помнить, что подписи работника в нем не будет. Если это не имеет принципиального значения, то стоит выбрать максимально удобный формат Word или Excell.
На любом предприятии должны действовать нормативные и уставные документы, которые регламентируют его деятельность. Для того чтобы не было нарушений на законодательном уровне, требуется соблюдать все предписанные правила.
Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить? Отчет на вопрос – ниже на видео.
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
- 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
- 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
- 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются