Содержание статьи
Трудовые функции и обязанности администратора прописаны в должностной инструкции, предусмотренной специально для этой должности. Как составляется документ, какие пункты в себя включает, чем регулируется?
Кто это такой и кто им может стать
Администратор – должностное лицо, осуществляющее управление чем-либо, например, магазином, офисом, складом, гостиницей, заведением общепита и т. д.
Администратор – это отдельная самостоятельная должность. В ОКПДТР приводится 10 таких должностей, относящихся к базовой группе. В 2005 году в него было добавлено еще четыре должности, три из которых связаны с обслуживанием баз данных.
Правила составления должностной инструкции
В ходе разработки новой инструкции необходима организация полноценного и всестороннего анализа для различных направлений деятельности. Благодаря этому появится возможность составления полноценного свода правил. Опираться при этом следует на такие документы:
- ОКПР – классификатор общероссийского масштаба, в котором содержится перечень сотрудников и профессий;
- ЕТКС – единый тарифно-классификационный справочник, в котором представлены основные должности и требования к кандидатам
Унифицированной формы, по которой составляется документ, не имеется, но многие предприятия предпочитают использовать общепринятые шаблоны, что заметно упрощает задачу. В соответствии с ними есть несколько обязательных разделов, которые должны присутствовать в должностной инструкции – общие положения, трудовые функции, права, степень ответственности.
Образец должностной инструкции
Чтобы иметь представление об общем виде документа, стоит рассмотреть практический пример.
Общие положения
В разделе должно быть описано, что администратор имеет непосредственное отношение к группе специалистов, а на данную должность происходит назначение лица с высшим образованием и опытом работы от 1-3 лет. Также есть перечень знаний, которыми должен владеть этот специалист:
- расположение офисов предприятия и их планировка;
- нормы и методики организации офисной работы;
- принципы организации трудовой деятельности;
- сфера специализации сотрудников;
- этические стандарты взаимоотношений в рамках группы;
- нюансы делопроизводства;
- аспекты снабженческой работы;
- нормы законодательства по отношению к деятельности предприятия;
- параметры технического оснащения офиса;
- правила применения оргтехники;
- порядки взаимоотношений с административным аппаратом;
- азы этического кодекса и социальной психологии;
- нормы трудового законодательства;
- принципы пожарной безопасности и охраны трудовой деятельности.
Также в этом разделе должно быть сказано, кем специалист назначается на должность и снимается с нее. Обычно данная задача возлагается на руководителя предприятия.
Функциональные обязанности
Есть несколько функций, которые выполняет администратор любого заведения:
- обеспечение подготовки помещения к рабочему процессу посредством деактивации охранных систем, подключения офисной техники, предоставления сотрудникам расходных материалов;
- составление сметной документации по материально-техническому обеспечению офиса;
- оформление документов, необходимых для составления договоров;
- обеспечение контроля оформления помещений в плане их подготовки к работе;
- организация чистоты и порядка на персональных рабочих местах и в общих зонах;
- взаимодействие с эксплуатационными сервисами и коммунальными службами;
- обеспечение оптимального содержания и эксплуатации помещений, согласно принятым нормативам;
- создание схемы делопроизводства;
- обеспечение обслуживания клиентов и посетителей;
- подготовка материально-технической оснащенности для переговоров и деловых мероприятий;
- ведение учетной работы;
- принятие мер, нацеленных на предотвращение конфликтов между работниками и посетителями.
Права и ответственность
Права администратора заведения заключаются в следующих аспектах:
- самостоятельное распоряжение материальными ценностями, выделенными со стороны руководства в целях обеспечения офисного помещения всеми необходимыми ТМЦ;
- внесение планов, идей и предложений, нацеленных на совершенствование работы офиса;
- ознакомление с документацией, регулирующей права и обязанности по занимаемой должности;
- подписание и визирование бумаг в рамках собственной компетенции;
- предъявление руководству требований касательно обеспечения соответствующих условий для осуществления трудовой деятельности.
Также должностная инструкция предусматривает несколько пунктов, по которым специалист этого профиля несет ответственность:
- ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей;
- правонарушения, совершенные в ходе осуществления деятельности;
- причинение предприятию ущерба материального характера;
- игнорирование исполнения трудовых функций.
[docs]
В чем заключается работа администратора
Перечень обязанностей специалиста зависит от места, в котором он работает. Чтобы иметь представление о его трудовых функциях, следует рассмотреть несколько примеров.
Магазин
Альтернативное название профессии – администратор торгового зала. На него возлагается огромное количество задач:
- разработка графика работы специалистов с принятием во внимание специфики работы магазина;
- контроль за выполнением работниками их должностных функций;
- организация общих собраний в соответствии с заранее составленным и утвержденным графиком;
- обучение новичков азам работы;
- поддержание чистоты и благоприятного микроклимата внутри торгового объекта;
- контроль качественных характеристик товаров, выставляемых на продажу, а также ассортиментного перечня, срока годности;
- организация регулярной инвентаризации товарных позиций;
- контроль процесса выкладки товарных позиций на полках магазина;
- консультирование покупателей по вопросам предоставляемых товаров и оказываемых сопутствующих услуг;
- ведение переговоров с вышестоящими сотрудниками в целях устранения выявленных недочетов;
- решение текущих задач;
- отслеживание изменений стоимости товарных позиций;
- организация мероприятий в целях привлечения большего количества клиентов;
- продление сроков действия документов;
- слежение за изменениями законодательной базы;
- сообщение руководящему аппарату магазина обо всех плановых и внезапных проверках;
- сдача кассовых отчетностей и организация сверки документов.
Офис
Администратор офиса – организационно-контролирующий специалист. Он совмещает функции секретаря, управленца, заведующего хозяйством. Должностная инструкция обычно содержит следующие обязанности:
- подготовка офисного помещения к рабочей смене;
- отладка и деактивация работы всех технических систем;
- анализ перечня посетителей и подготовка к встрече с ними;
- проверка состояния приемных помещений;
- составление сметной документации;
- определение потребностей предприятия в канцелярских товарах и расходных материалов, закупка и распределение;
- поддержка чистоты на отдельных рабочих местах и в общих зонах;
- формирование договоров с партнерами и клиентами;
- принятие и рассмотрение предложений;
- согласование планов с руководством;
- взаимодействие с коммунальными структурами;
- диспетчеризация транспортных средств;
- формирование делопроизводства;
- обслуживание посетителей организации;
- управленческая деятельность в отношении офисных работников.
Ресторан и кафе
Перечень обязанностей администратора заведения общественного питания выглядит следующим образом:
- встреча посетителей заведения;
- поддержание благоприятного микроклимата в помещении и прилегающей уличной территории;
- управление персоналом;
- организация обучения начинающих специалистов;
- оформление рабочих графиков;
- координация трудового процесса;
- работа с документами;
- выход из конфликтных ситуаций;
- проведение банкетов;
- ведение кассовой работы.
Также в его обязанности входит исполнение отдельных служебных поручений руководителя.
Помощник
Задачи помощника администратора традиционно заключаются в следующих аспектах:
- выполнение поручений администратора;
- уведомление начальника о недочетах рабочего процесса;
- предоставление устных и письменных отчетов о проделанной работе;
- обсуждение текущих задач и их распределение между подчиненными сотрудниками;
- исполнение отдельных поручений.
Reception
В каждом значимом солидном заведении есть зона приема посетителей – reception. На ней находится специалист, который:
- встречает гостей;
- предоставляет ответы на все вопросы;
- направляет в нужные помещения, расположенные внутри заведения;
- записывает на прием к специалистам;
- контролирует деятельность подчиненных работников;
- обеспечивает чистоту и порядок рабочих зон;
- взаимодействует с коммунальными службами и всеми работниками заведения.
Спектр задач, решаемых этим специалистом, зависит от конкретного места, в котором он трудоустроен.
Зал столовой
Требования, предъявляемые к этому специалисту, многочисленны:
- исполнение указаний, поступивших от руководства;
- обеспечение следования санитарно-гигиеническим нормам;
- отладка трудового процесса официантов;
- принятие талонов на еду и внесение их в специальный реестр;
- ведение учетной политики в отношении прибытия и выбытия отдыхающих;
- контроль за соблюдением норм и принципов сервировки;
- поддержание оптимальных морально-этических нормативов;
- уведомление вышестоящего руководства о непредвиденных ситуациях.
Отель
Администратор гостиницы или отеля имеет следующие обязанности:
- бронирование номеров;
- прием посетителей, их размещение и выписка;
- проверка состояния номеров после выписки гостей;
- организация взаимных расчетов с гостями;
- подготовка отчетных документов;
- предоставление сведений о сервисе, обеспечиваемом в гостинице;
- контроль соблюдения норм и принципов проживания;
- урегулирование конфликтов при их возникновении.
О профессии ресепшионист-администратор отеля – ниже на видео.
Салон красоты
Задачи администратора, работающего в салоне красоты, заключаются в следующих аспектах:
- создание комфортных условий для клиентов с учетом принципов этики и эстетики;
- осуществление записи клиентов к мастерам по телефону и в личном порядке;
- координация работы подчиненных специалистов;
- организация расчетов с посетителями посредством кассовых аппаратов;
- уведомление клиентов о новых появившихся услугах;
- составление рекламных объявлений;
- рассмотрение претензий от посетителей;
- соблюдение норм трудовой дисциплины.
Форма одежды и деловая этика
Требования предъявляются не только к профессиональным умениям, но и к личностным качествам. Они заключаются в устойчивости к стрессу, опрятном внешнем виде, приятной внешности, умении красиво говорить и писать, доброжелательности, отзывчивости, честности.
Немаловажную роль играет внешний вид специалиста. Он должен быть презентабельным и аккуратным, чтобы вызывать со стороны посетителей доверие и симпатию.
Каким должен быть идеальный администратор? Ответ на вопрос – ниже на видео.
https://www.youtube.com/watch?v=VD_V0zL-fXk
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
- 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
- 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
- 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются